Стабильная работа офиса во многом зависит от мелочей, в том числе и таких, как регулярная поставка канцтоваров. Неполадки в организации этого процесса могут повлечь за собой простои, а значит – потерю части прибыли компании. Чтобы не допустить таких последствий, важно своевременно обеспечивать сотрудников необходимыми офисными принадлежностями.
Формирование заявки
Как правило, в организациях закупает товары для офиса отдел кадров или офис-менеджер. Ответственное лицо составляет заявку, которая формируется ежемесячно. В ней указывается точное количество и тип необходимых канцтоваров. При этом какого-то особого шаблона такой заявки нет, поэтому каждая организация разрабатывает собственный шаблон.
Для того чтобы обеспечить весь офис необходимой продукцией для стабильной работы, ответственное лицо собирает информацию о потребности в канцелярии по отделам. На расход таких товаров во многом влияет специфика конкретного подразделения. Проще всего собирать такие сведения для формирования заявки по электронной почте, а позднее консолидировать их в общий документ.
Закупка продукции
Без канцелярских принадлежностей трудно обойтись не только в рамках обычной работы офиса, но также и на планерках, презентация, собраниях. Поэтому данный момент важно учитывать при формировании списка закупок. Как правило, стандартный перечень канцелярии включает ручки, ластик, маркеры, бумагу, карандаши, скрепки, степлеры и т. п. Расходные материалы для техники – также весомый элемент для ежемесячных закупок.
Проще всего приобрести соответствующую продукцию в специализированных магазинах. Оптовые партии часто обходятся существенно дешевле, а сотрудничество на постоянной основе позволит еще больше сэкономить, и сделать процесс закупок более комфортным. Отличным вариантом для поставок канцелярии в офис также может стать покупка их онлайн. Такой способ гораздо более удобен, ведь сформировать заказ можно прямо на своем рабочем месте. Кроме того, ответственное лицо сможет сразу же получить подробную информацию по каждому товару, а также при необходимости обратиться за консультациями к менеджерам ресурса.
Отметим, что при организации процесса закупки канцтоваров лучше создать определенный резерв, который сможет быть использован в непредвиденных ситуациях – если объем работы увеличился, есть проблемы с поставкой и т. п.
